[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Komunikacja w organizacji
1. Przedstawienie konfliktu
Pani Halina Nowak i Marta Kowalska pracują razem w firmie „Budimex”. Od wielu lat utrzymują dobre stosunki między sobą zarówno w pracy jak i poza nią. Pewnego razu pani Halina poprosiła o drobną przysługę panią Martę. Musi szybciej wyjść z pracy, dlatego prosi ją o dokończenie za nią części projektu, który ma być ukończony tego samego dnia. Ma to być wyjątkowa sytuacja. Jak się później okazuje, pani Marta chcąc pomóc koleżance i nie wyjść na egoistkę, musiała poprawić większą część pracy pani Haliny i dodatkowo wykonać resztę projektu do końca.
Sytuacja zaczęła się powtarzać, ponieważ pani Marta bez żadnych protestów wykonywała jej obowiązki, co doprowadziło do konfliktu relacji spowodowanego brakiem odpowiedniej komunikacji między nimi.
2. Sprecyzowanie interesów, kwestii spornych oraz propozycje rozwiązania
W interesie pani Haliny leży dalsza współpraca z koleżanką oraz zachowanie dalszych relacji z panią Martą na tym samym poziomie. Dla pani Marty natomiast ważne jest wyjście z konfliktu, który zmusza ją do dodatkowej pracy przy niezmiennych relacjach koleżeńskich z panią Haliną.
Do kwestii spornych należy sposób przekazywania na drugą osobę swoich obowiązków, co czyni pani Halina względem pani Marty nieświadomie, a pani Marta, chcąc zachować wspólne relacje przystaje te propozycje bez zachowania asertywnego wobec pani Haliny.
Najlepszym sposobem na rozwiązanie powyżej przedstawionego konfliktu byłby dialog między dwiema stronami, mający doprowadzić do dalszej współpracy, prowadzącej do obustronnego zadowolenia ze sprawiedliwego wykonywania wspólnych projektów z jednakowym podziałem obowiązków.
Drugim, jednak mniej korzystnym rozwiązaniem jest zawarcie kompromisu, który będzie satysfakcjonował obie strony tylko częściowo. Może on polegać na wymiennym wykonywaniu projektów z uwzględnieniem sprawdzenia jakości ich wykonania przez drugą osobę.
3. BATNA
BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) oznacza najlepszą z alternatyw negocjowanego porozumienia.
Jeśli nie dojdzie do współpracy bądź kompromisu między panią Haliną i Marta najlepszą alternatywą dla pani Marty, która pozwoli utrzymać dobre stosunki z koleżanką oraz zachowa pracę w firmie jest prośba o przeniesienie do innego działu w firmie. Doprowadziłoby to do wykonywania innych obowiązków, tak aby pani Halina nie miała możliwości zasięgać pomocy od pani Marty.
4. Zobowiązania, sposób komunikowania się oraz wzajemne relacje stron
Zasoby, jakie pani Marta powinna przeznaczyć na negocjacje, to głównie czas, jaki musi poświęcić na uzgodnienie z panią Haliną dogodnego terminu spotkania oraz na samo spotkanie, a także miejsce rozmów (np. kawiarnia, mieszkanie pani Marty). Określenie zobowiązań sprowadza się do przedstawienia obietnicy, że jeśli pani Halina będzie sprawiedliwie i sumiennie wykonywać swoje obowiązki, nie obarczając przy tym pani Marty, to relacje między nimi wrócą do dawnego, satysfakcjonującego obie panie poziomu i zniknie obecnie wyczuwalne między nimi napięcie. Można to też przedstawić w formie groźby, że jeśli pani Halina nadal będzie nadużywać pomocy pani Marty, to w efekcie pani Marta nie będzie chciała utrzymywać z panią Haliną koleżeńskich relacji.
Pani Marta z panią Haliną komunikują się ze sobą w sposób werbalny oraz niewerbalny. W rozmowie używają języka potocznego ze względu na dłuższą znajomość pomiędzy sobą, a także taki sam stopień w hierarchii firmy.
Pani Halina ma władczy i dominujący styl bycia, natomiast pani Marta jest mało asertywna, co doprowadziło do opisanej wcześniej sytuacji. Pierwsza prośba o pomoc ze strony pani Haliny była zupełnie naturalna i nie spotkała się żadnym oporem ze strony pani Marty. Natomiast w kolejnych przypadkach, choć pani Marta wie, iż to niesprawiedliwe nie potrafiła powiedzieć „nie”. W wyniku tego pani Marta, choć nie dała tego po sobie poznać to czuje się wykorzystywana przez panią Halinę. Tylko dzięki odpowiedniej komunikacji i omówieniem tego problemu w „cztery oczy” mogą wrócić do poprzedniego stanu.
5. Etapy prowadzenia negocjacji
Otwarcie
Pani Marta powinna zainicjować rozmowę z panią Haliną, w której poruszyłyby kwestię dodatkowej pracy, którą jest przez nią obarczana. Celem negocjacji jest powrót do poprzedniego, sprawiedliwego podziału obowiązków bez nadmiernego wykorzystywania drugiej osoby.
Rozpoznanie
W tej fazie pani Marta powinna przedstawić swoje wątpliwości co do podziału wykonywanej pracy przy wspólnych projektach. Obie strony uważnie wysłuchują swoich argumentów tak aby rozwiązać konflikt, będący przyczyną negocjacji.
Wysuwanie propozycji
Po rozpoznaniu stanowisk obu stron w sprawie konfliktu, powinno nastąpić zasugerowanie wstępnych propozycji przy jednoczesnym sprawdzeniu reakcji drugiej osoby. Najskuteczniejszy w tej sytuacji byłby sprawiedliwy podział obowiązków prowadzący do współpracy między dwiema stronami przy jednoczesnym zachowaniu dobrych stosunków interpersonalnych.
Przetarg
W tym końcowym momencie powinno dojść do ostatecznego porozumienia między dwiema stronami pod groźbą zerwania negocjacji.
Zakończenie
W ostatniej fazie negocjacji powinno dojść do sprecyzowania warunków współpracy, dokładnego podziału ról i obowiązków.
[ Pobierz całość w formacie PDF ]